Les solutions Efficreances
Réactualiser vos CGV
Fiabiliser votre chaîne de facturation
Accélérer les encaissements
Anticiper les litiges
Diminuer les retards de paiement
Recouvrer des factures impayées
Des rejets de prélèvement
Des chèques impayés
De la chaîne de facturation au recouvrement de vos impayés
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Efficreances intervient en Préventif et en Curatif pour proposer des solutions éprouvées afin de sécuriser juridiquement la chaîne de facturation et surtout mettre en œuvre les procédures de recouvrement les mieux adaptées aux impayés subit par ses clients. |
3 pôles d’activité permettent de traiter l’ensemble des problématiques de nos clients d’Amont en Aval de la chaîne de facturation.
De la réalisation des CGV, jusqu’au recouvrement amiable ou judiciaire, nous intervenons juste là où il faut, avec la combinaison de moyens la plus efficace, au juste coût de procédure.
C’est l’efficacité de la relation financière client :
JUSTE ASSEZ, JUSTE à TEMPS au JUSTE COÛT
Nous vous accompagnons d’amont en aval sur les 3 étapes de la chaîne de facturation
1- La prévention
2- L’action à l'échéance
3- L'intervention
La prévention du risque client
- Diagnostic flash de votre chaîne de facturation, de votre poste client,
- Création, réactualisation des CGV (conformité décret Européen de 2013 et la loi LME de 2009),
- Refonte des documents de facturation, d’ouverture de comptes, de relance, BL,
- Mise en place chez vous d’une procédure d’escalade pour les retards de règlement,
- Mise en place de procédures mixtes combinant: Assurance crédit/CGIP/Recouvrement,
- Formation des managers, commerciaux aux risques clients.
L’action à l’échéance : EFFIRELANCE prend le relais
- Externalisation, ponctuelle, partielle de vos relances à l’échéance.
- Un choix multiples de solutions souples
- Un suivi simple, fiable et rapide
- Une intervention sous votre nom de Société, Marque
- Une accélération des encaissements
- Un coût maîtrisé, une tarification simple
- Un retour sur investissement immédiat
L’intervention recouvrement
- C’est le passage au stade « Ultime de nos procédures d’escalade »,
- Le recouvrement amiable avec intervention domiciliaire,
- Et si la situation le justifie le Recouvrement Judiciaire, piloté par notre juriste interne et nos avocats et huissiers partenaires,
- Recouvrement pour des créances civiles et commerciales, des chèques impayés, des impayés et litiges en E – Commerce, des loyers impayés.
La Prévention : Nous sécurisons votre poste client
Accompagnement Exécutif pour sécuriser votre chaîne de facturation
Pour sécuriser vos relations commerciales en logique préventive, nous intervenons dès le début de la chaîne commerciale.
1- Création, Refonte, Réactualisation des Conditions Générales de Vente
Avantages d’avoir des CGV actualisées
- Se mettre en conformité avec les différentes directives légales,
- Sécuriser ses transactions commerciales, avec clarté et transparence,
- Fiabiliser ses procédures contractuelles de commande, de facturation,
- Créer de la cohérence entre vos CGV et votre chaîne commerciale et de facturation,
- Sensibiliser en interne, tous les acteurs sur le respect des CGV, les impacts,
- Diminuer les litiges, les risques de procédures impayés et contentieuses,
- Etre un « prestataire, fournisseur, partenaire », commercialement et juridiquement fiable.
Objectifs
- Faire un diagnostic simplifié de vos CGV actuelles mais également de vos devis, de vos documents de commande, d’ouverture de compte, de procès-verbal réception travaux ou BL, documents de facturation, lettre de relance, etc…
- Détecter les risques, les insuffisances légales, les nouvelles clauses manquantes.
- Vous proposez les ajustements nécessaires et la mise aux normes de ces éléments structurants de votre chaîne commerciale pour sécuriser vos transactions.
Notre accompagnement:
- Collecte des documents de votre chaîne commerciale .
- Entretien téléphonique pour cerner votre activité, l’offre, les clients, les risques, les litiges les plus fréquents.
- Traitement à l’étude, des documents et réalisation d’une « synthèse préalable »
- Rédaction, validation définitive des documents. Livraison d’un exemplaire numérique.
- Accompagnement pour la mise en place. Notre expert vous appuie pour former vos équipes si nécessaire.
Intervention
- Le diagnostic est réalisé par un « avocat spécialisé en droit des affaires ». Sa forte expertise lui permet d’appréhender tous les secteurs d’activité.
- Les CGV sont signées par notre avocat. (Délais 15 jours en fonction du contexte)
2- Diagnostic flash de votre poste client
Avantages du diagnostic flash
- Sécuriser sa chaîne de facturation et fiabiliser ses procédures « order to cash ».
- Renforcer des compétences internes, fluidifier les informations entre les services.
- Sensibiliser tous les acteurs de la chaîne commerciale sur l’impact du risque clients, et sur l’ importance du « Cash » en période de crise.
- Mettre son poste clients sous « contrôle qualité ».
- Diminuer les litiges, les avoirs, les dysfonctionnements de facturation.
- Renégocier « favorablement » son contrat d’assurance crédit.
- Raccourcir les délais de règlement et accélérer les encaissements.
- Sécuriser les relations bancaires.
- Consolider sa trésorerie et améliorer son BFR.
- Diminuer sa prime d’assurance crédit.
Objectifs
- Faire un état des lieux de votre chaîne commerciale, de la prise de commande à l’encaissement.
- Détecter les risques et faiblesses de votre chaine de facturation.
- Vous proposer les solutions simples, pratiques et adaptées à votre activité quotidienne.
Démarche
- Collecte de l’ensemble des documents de la chaîne commerciale.
- Cartographier vos pratiques actuelles, les acteurs, les délais, les outils, supports.
- Détecter et qualifier les causes de retards de règlements, de litiges, d’impayés.
- Isoler les pratiques à risques au niveau des documents contractuels, commande, facturation, procédures en amont et en aval.
- Evaluer votre procédure de relance.
- Vous proposer dans le cadre d’un rendez vous de restitution un plan d’actions pragmatiques, pour fiabiliser les processus et sécuriser votre démarche.
- Du diagnostic à l’accompagnement: nos experts vous accompagnent dans la mise en place des actions correctives, pour optimiser votre poste clients et former vos équipes.
Intervention
- Le diagnostic est réalisé par un « expert du poste clients », qui intervient sur tous les secteurs d’activité.
- Durée moyenne de 1 à 3 jours sur place, en fonction du volume de facturation, de la taille de l’entreprise. Ce diagnostic flash se concrétise par une recommandation opérationnelle, présentée dans le cadre d’un rendez vous de restitution avec le(s) service(s) concerné(s) et/ou la direction de l’entreprise.
3- Formation de vos équipes
Pour les Managers opérationnels (responsable dépôt, filiale, Chef de vente) « Managers, Gérer le risque clients, techniques et pratiques du cash-Management ».
Pour les commerciaux, chargés d’affaires « maîtriser les aspects financiers des ventes pour vendre rentable ».
Pour les chargés de relance, assistantes, comptable « Mettre en place et suivre une procédure de recouvrement en interne » « La relance téléphonique recouvrement : techniques et pratiques de la relance de débiteurs ».
La Relance de vos factures
Un investissement immédiatement rentable
Pourquoi sous-traiter vos relances ?
- Gagner du temps.
- Palier un manque d’effectif.
- Manque de motivation du personnel pour la relance.
- S’appuyer sur des compétences pointues.
- Se concentrer sur son cœur de métier.
- Accélérer les encaissements.
- Détecter des litiges.
- Consolider sa trésorerie.
Pourquoi vos clients règlent-ils en retard ?
Vos clients sont tous très occupés et oublient parfois de payer à la date d’échéance. Grâce à EFFIRELANCE, vous pourrez accélérer vos encaissements, détecter d’éventuels litiges et ainsi minimiser le risque de non paiement. Plus de 50 % des retards de paiement sont le fait d’un litige, une incompréhension, d’une absence de document, d’une erreur administrative. Ces traitements demandent de la rigueur dans les rappels, de la disponibilité des équipes et une méthodologie afin de solutionner rapidement et qualitativement les incidents.
Investir dans une prestation EFFIRELANCE, c’est vous libérer du temps et vous garantir un suivi rigoureux de vos relances afin de consolider votre trésorerie.
Flexibilité & Qualité
Effirelance accélère les règlements, tout en détectant et en qualifiant les causes de retard. Nos rapports de relances identifient les causes de retard. Nous pouvons ainsi vous apporter les conseils appropriés pour améliorer vos processus, vos procédures, votre fonctionnement. Nous participons à votre processus qualité. Nous réalisons des prestations de relances partielles où ponctuelles à l’approche de la clôture comptable ou en contrat de sous-traitance ponctuel et/ou annuel.
Mode Opératoire
Nos équipes travaillent sous votre bannière, votre nom, avec courtoisie, mais rigueur, avec un savoir-faire et une méthodologie sur mesure pour votre métier et vos clients. Ces prestations (téléphone, courrier, mail, SMS) sont réalisées sur mesure dans nos agences de Nantes et Clermont-Ferrand.
En fonction des prestations sélectionnées, la facturation s’effectue au forfait dégressif qui dépend de la combinaison et/ou de la formule sélectionnée, et du nombre de créances transmises.
Préventif, Efficace, Rentable.
L’intervention Contentieuse : le recouvrement Amiable et Judiciaire
Le Recouvrement Amiable
Écouter les débiteurs, comprendre les raisons de l’impayé
Parce que le respect et le relationnel est plus important en situation complexe, nous devons écouter et comprendre les débiteurs de nos clients de façon à établir une relation positive. Comprendre et écouter vos débiteurs nous permet d’être plus efficaces pour déclencher une motivation et un engagement de règlement.
Être en logique de solution… ne jamais lâcher la créance
Les débiteurs sont confrontés à des difficultés financières de trésorerie. Nous traitons quotidiennement des situations délicates de ce type. Nous devons les aider à trouver une solution. Tous les jours, nous relevons ce défi avec courtoisie mais dans une logique de « solution impérative à trouver ensemble » .
Performer pour mériter la confiance de nos clients
Parce qu’être professionnel et compétent ne suffit plus. Notre défi : c’est notre performance sur chaque dossier à tout instant pour nos gestionnaires: « Les créances de nos clients, sont nos créances ». L’engagement pour servir nos clients, permet de garder cette culture du résultat.
Les étapes clés d’une intervention de recouvrement Amiable Efficreances
L’analyse experte préalable
Transmission des dossiers
L’intervention et le suivi
Le Règlement
Un entretien avec un chargé d’ affaire. L’analyse technico-juridique des créances à recouvrer, le contexte de la transaction, l’historique de vos relations avec votre client débiteur, pré-évaluer la solvabilité réelle du débiteur, les chances de succès d’une phase amiable.
Eu égard à cette phase, le chargé d’affaire Efficreances élaborera la tactique et le processus le plus adapté à votre situation afin de déterminer le meilleur scénario et la bonne « procédure ».
La transmission de vos dossiers* pourra se faire soit par courrier soit par mail (Entreprise citoyenne et engagé dans le développement durable, Efficreances préconise les échanges électroniques et la GED (Gestion Electronique Documentaire)).
L’ensemble des actions est coordonné par un gestionnaire: votre unique interlocuteur qui vous communiquera également vos numéros de dossier et les informations de connexion (Login et Mot de passe)
Notre interface internet sur le site Efficreances, rubrique client, vous permet un suivi en temps réel des actions engagées et du résultat.
Nous déclencherons nos interventions selon les scénarios les plus adaptés à votre créance en respectant les aspects légaux (délais et procédures) et notre charte de déontologie.
Vous serez informé régulièrement du résultat des actions engagées, et nous ferons, très régulièrement, avec vous un point de positionnement de dossiers afin de décider rapidement de l’aboutissement des démarches enclenchées.
Nos Chargés de recouvrement terrain, dans le cadre de leurs visites domiciliaires, vont privilégier prioritairement la conciliation, la médiation amiable avec le débiteur.
Conformément à la loi, nous vous réglerons les sommes encaissées sous 30 jours, déduites des honoraires inscrits dans le mandat de recouvrement préalablement signé (Pas d’encaissement pas d’honoraires à régler).
En cas d’échec de la procédure Amiable: dans le cas d’un arrêt de procédure, nous pourrons vous délivrer à votre demande un certificat d’irrecouvrabilité circonstancié et motivé.
Pour votre clôture comptable et/ou pour tous contrôles, nous restons à vos côtés pour vous appuyer afin de légitimer la réalité et la pertinence des actions réalisées.
La Poursuite judiciaire
Cas du Débiteur disparu
Si la situation l’ exige, en cas de non résultat sur l’intervention amiable, nous vous présenterons les pistes possibles d’interventions judiciaires, les chances de succès, les délais, les coûts associés par procédure.
Le NPAI : « N’habite plus à l’adresse indiquée ». Une procédure réglementée existe pour déclencher avec votre accord une recherche officielle du débiteur. Cette recherche est effectuée par des professionnels habilités . Elle donne lieu à une facturation spécifique.
Le Recouvrement Judiciaire
Malgré les actions amiables, vos factures demeurent impayées… N’hésitez plus à faire du recouvrement judiciaire. La plupart des dossiers sont réglés en recouvrement amiable. Cependant, si cette phase n’aboutit pas et seulement après votre accord, nous engageons les poursuites judiciaires.
En judiciaire, chaque cas est souvent un cas particulier. L’objectif est clair :
- Faire reconnaître la créance devant les tribunaux compétents.
- Faire exécuter le jugement prononcé.
Quelques exemples d’interventions pilotées par Efficreances avec nos avocats et huissiers partenaires :
- Injonction de payer pour les créances commerciales et civiles.
- Ordonnances, significations.
- Référé de provision.
- Hypothèque judiciaire conservatoire.
- Saisies
- Action au fond.
Grâce à l’expérience Efficreances, le recouvrement judiciaire est maîtrisé. Notre juriste interne vous apporte une vision réaliste des chances de recouvrement, les options possibles, délais et coûts sur les procédures à engager. Vous décidez. Nous coordonnons les intervenants et assurons un suivi précis et régulier des procédures engagées.
Nous vous ferons bénéficier d’une forte coopération tissée depuis des années entre Efficreances et ses partenaires juridiques. Vos dossiers seront traités en priorité pour obtenir les meilleurs résultats. De plus, vous pourrez suivre en temps réel l’ensemble des voies d’exécution effectuées sur les dossiers confiés.
Cette transparence et la traçabilité des interventions réalisées vous permettent de conserver la mainmise sur vos dossiers quel que soit l’homme de loi qui en a la charge.
Chèque impayé
Un client vous a remis un chèque sans provision, vous vous retrouvez avec une facture impayée dans votre comptabilité et vous vous demandez quels sont les recours possibles ?
Vous venez de recevoir une « attestation de rejet » sur un Chèque Impayé par votre banque. N’attendez pas, confiez-nous rapidement le chèque impayé et l’avis de rejet.
Rappelons que les banques sont obligées de procéder au paiement des chèques dont le montant ne dépasse pas 15 € et ceux qui peuvent être rattachés à une faute grave du banquier (attribution d’un chéquier à un client interdit bancaire par exemple).
Recouvrement de chèque sans provision
En cas d’échec sur le recouvrement, un huissier signifiera le certificat de non paiement au débiteur. Cette action à elle seule constitue aux yeux de la loi un commandement de payer. Si aucun paiement n’est enregistré dans les 15 jours suivant la réception de la signification, l’huissier de justice est en droit de rédiger un titre exécutoire, sans que nous ayons à saisir un tribunal. Dans cette procédure de recouvrement chèque impayé, le titre exécutoire vous donne le droit de procéder à l’exécution forcée du paiement. En fonction de la solvabilité du débiteur, l’huissier pourra employer les moyens à sa disposition qui lui semblent les mieux adaptés :
Saisie-vente de biens-meubles
Blocage des comptes bancaires
Saisie des rémunérations
Immobilisation des automobiles
La Réactivation de créances Anciennes
Osez Réactiver des Créances Anciennes
En période de crise, l’entreprise passe de nombreuses créances compromises en perte!
Ces créances actuellement insolvables peuvent représenter ultérieurement un important gisement de rentrée de cash pouvant améliorer positivement votre résultat…
Efficréances relance une procédure de recouvrement provisoirement abandonnée pour cause d’incapacité à joindre le client débiteur ou à le faire payer (insolvabilité temporaire). Cette démarche qui est le prolongement logique du cycle de recouvrement, est fondée sur la perspective d’un retournement de situation de ce dernier dans le temps (retour à meilleur fortune ou localisation de la personne).
Le plus souvent, les tentatives de recouvrement ont échoué soit parce que l’adresse du débiteur n’est pas valide, soit parce que celui-ci est en situation d’insolvabilité eu égard au montant de la dette, les deux situations étant fréquemment simultanées. Si la dette n’est pas prescrite par les délais, des actions sont encore possibles…
Cette procédure concerne les débiteurs pour qui tout le dispositif du recouvrement amiable et des voies de recours judiciaires ou extrajudiciaires a été épuisé, en vain. Ce système de Retour à Meilleure Fortune permet de suivre, les créances jusqu’à leur réactivation.
La réactivation des créances anciennes déjà passées « comptablement en perte », c’est la possibilité de générer des produits exceptionnels,sans action, ni frais de votre part.
Améliorer votre trésorerie et vos résultats en réactivant vos créances passées en perte lors de vos derniers exercices comptables. Si les sommes dues sont effectivement récupérées, vous réaliserez « comptablement » un profit exceptionnel.
Pour piloter cette activité, EFFICREANCES s’est équipé d’un système d’information permettant de suivre les créances jusqu’à leur réactivation (sur plusieurs années) et d’un collaborateur spécialement formé et totalement dédié.
- Une rémunération « exclusivement au résultat» sur les fonds recouvrés, déterminée en fonction :
– de l’ancienneté
– de la nature
– du volume des créances confiées - Un mandat spécifique « réactivation de créances anciennes ».
- Une démarche simple : Vous générez des produits exceptionnels, sans aucun investissement ni mobilisation de ressources internes.
- Un interlocuteur unique : Notre expert élaborera avec vous la meilleure stratégie et définira le processus le plus adapté aux types de créances. Il assure également l’interface avec nos avocats, huissiers partenaires en charge de la procédure.
- Les soucis permanents du respect de votre image de marque : la rigueur de notre démarche, notre déontologie, notre charte d’intervention, l’application du devoir de respect garantissent le traitement d’une intervention « éthiquement responsable »